Wirtualne biuro to stosunkowo nowa usługa na polskim rynku. Nic więc dziwnego, że wielu przedsiębiorców ma do niej nieufny stosunek. Tymczasem wirtualny adres jest całkowicie legalnym i bezpiecznym rozwiązaniem, z którego może skorzystać wielu przedsiębiorców. Przy wyborze konkretnej firmy trzeba jednak zwrócić uwagę na kilka istotnych kwestii, aby wirtualne biuro stało się udogodnieniem, a nie problemem.
Czym jest usługa wirtualnego biura?
Wirtualne biuro jest usługą skierowaną do osób, które chcą zarejestrować firmę bez ponoszenia wysokich kosztów związanych z wynajmowaniem powierzchni biurowych. Adres wirtualny staje się oficjalną siedzibą firmy, z tym że przedsiębiorca nie musi się w niej pojawiać. Do wirtualnego biura trafia korespondencja firmowa, a jego pracownicy zajmują się jej archiwizacją i wysyłaniem powiadomień. Przedsiębiorca uzyskuje natychmiastową informację o poczcie i przesyłkach kurierskich. Dodatkowo można skorzystać z usługi skanowania korespondencji, dzięki czemu uzyskuje się natychmiastową wiedzę na temat treści listów. Inne udogodnienia, jakie są oferowane przez wirtualne biura, np. przez Beyond Office w Warszawie, to m.in.:
- wynajem sali konferencyjnej,
- wynajem biurka w przestrzeni coworkingowej,
- pomoc przy rejestracji spółki,
- obsługa księgowa online,
- poradnictwo prawne.
Wirtualne biuro a kwestie prawne
Kwestia legalności wirtualnych biur w Polsce została rozstrzygnięta już kilka lat temu przez Naczelny Sąd Administracyjny. Z wyroku z 2014 roku (sygn. akt: II FSK 3549/13) wynika, że „w obecnych realiach obrotu gospodarczego, przy uwzględnieniu współczesnych technologii, czynności zarządcze i działalność gospodarcza są i mogą być prowadzone w dowolnym miejscu, także przy wykorzystaniu biur wirtualnych czy biur coworking (dzielonych)”. Warto jednak przed podpisaniem umowy, sprawdzić, czy firma udostępniająca wirtualny adres działa zgodnie z prawem. Sprawdź, czy posiada zarejestrowaną działalność i czy jest uprawniona do oferowania tego typu usług.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze wirtualnego biura?
Prestiż lokalizacji – wirtualne biuro to stosunkowo tanie rozwiązanie w porównaniu do samodzielnego wynajmowania lokalu. Chociaż cena może rosnąć w zależności od prestiżu lokalizacji, to nadal jest to niewielki wydatek. Wybierając adres wirtualnego biura, trzeba mieć na uwadze wizerunek firmy – biuro w centrum Warszawy z pewnością jest w stanie wpłynąć na renomę przedsiębiorstwa.
Zakres usług – na polskim rynku pojawia się coraz więcej wirtualnych biur. Różnią się one między sobą nie tylko lokalizacją, ale też zakresem oferowanych usług. Podstawą jest adres i obsługa korespondencji, ale to dla większości przedsiębiorców za mało. Wybierając wirtualne biuro, zwróć uwagę na to, co oferuje i czy zapewnia Twojej firmie wszystko, czego potrzebuje.
Umowa – korzystna będzie dla Ciebie długoterminowa umowa, która pozwoli Ci skoncentrować się na rozwoju swojego biznesu bez przejmowania się kwestiami lokalowymi. 12 miesięcy to minimum, jeśli zależy Ci na stabilnej pozycji Twojej firmy. Zwróć uwagę na to, czy w umowie jest możliwość przedłużenia tego okresu.
Cena – miesięczna kwota, jaką zapłacisz za prowadzenie wirtualnego biura, zaczyna się od kilkudziesięciu złotych, a może wynieść więcej. Wszystko zależy przede wszystkim od zakresu usług, na jaki się zdecydujesz.
Opinie innych klientów – nawet jeśli znajdziesz już idealne dla swojej firmy najtańsze biuro wirtualne, porównaj swój wybór z opiniami dotychczasowych klientów. Znajdziesz je chociażby w wizytówce wirtualnego biura na Google.
Rozważasz wynajem wirtualnego biura w Warszawie? Poznaj Beyond Office na warszawskiej Woli: https://www.beyondoffice.pl/kontakt/
Artykuł gościnny.
