Udział w targach jest świetnym sposobem na promocję firmy, pozyskanie nowych klientów lub partnerów biznesowych. Sukces zależy tu jednak od wielu kwestii i odpowiedniego przygotowania. Zadbać trzeba bowiem zarówno o przestrzeń, czyli organizację stoiska targowego, jak i o właściwe przygotowanie zespołu. Sprawdź więc, jak przygotować firmę na targi i o co zadbać jako wystawca!
Jak przygotować firmę na targi? Po pierwsze ustal cele i strategie ich osiągania
Kluczem do sukcesu wystawcy jest przede wszystkim ustalenie, po co w ogóle bierzemy udział w targach. Jasno określone cele i strategie ich osiągnięcia determinują zarówno to, jak przygotować firmę na targi — jak wyposażone i zorganizowane powinno być stoisko, jaki zespół należy skompletować i jakie działania powinien on podejmować.
Cele wystawcy mogą być różne — zależą od firmy i jej strategii rozwoju, branży, w jakiej operuje, a także od specyfiki konkretnych targów, na które się wybieramy. Przeważnie dotyczą zwiększania świadomości marki i umacniania jej wizerunku, pozyskiwania nowych klientów lub partnerów biznesowych czy wprowadzenia na rynek nowych produktów i usług.
Warto zauważyć, że przedstawione wyżej cele dotyczą długoterminowego rozwoju firmy, a nie spraw doraźnych. Bezpośrednia sprzedaż produktów i usług nie powinna być zatem główną osią działalności wystawcy. Wykorzystuje się ją raczej jako narzędzie do prezentacji oferty i nawiązania trwalszych, bliższych relacji z klientami i partnerami biznesowymi.
To, jak przygotować firmę targów i o co zadbać jako wystawca, zależy także od specyfiki wydarzenia. Inne cele i strategie obiera się na targach dla odbiorców biznesowych (B2B), inne na targach, gdzie wizytującymi są bezpośredni klienci (B2C).
O co zadbać jako wystawca organizujący stoisko targowe?
Wystawca, który zastanawia się nad tym, jak przygotować firmę na targi, powinien w pierwszej kolejności zadbać o dobrze zorganizowane stoisko. Ma ono bowiem kilka istotnych funkcji, które w dużej mierze wpływają na sukces wystawcy.
Stoisko targowe należy traktować jak ambasadę firmy na czas trwania wydarzenia. Jego podstawową funkcją jest oczywiście zapewnienie wygodnego i funkcjonalnego miejsca do prowadzenia działań, ale nie możemy zapominać o funkcji reprezentacyjnej.
Estetyczny, spójny, a przy tym wyróżniający się na tle konkurencji wygląd stoiska jest kluczowy dla zwrócenia uwagi uczestników targów. Pamiętajmy, że konkurujemy tu z całą gamą firm z tej samej branży. To właśnie stoisko jest pierwszym, a wedle wielu doświadczonych wystawców najważniejszym narzędziem przykuwania uwagi i nawiązywania pierwszego kontaktu z odbiorcą.
Dopasuj stoisko do swoich celów
Jak mantrę warto powtarzać, że to, jak przygotować firmę na targi i o co zadbać jako wystawca, zależy przede wszystkim od ustalonych celów. Dotyczy to także budowy stoiska.
Np. konstruując stoisko na targi B2B, na których chcemy nawiązywać relacje biznesowe, powinniśmy stworzyć miejsce do rozmów z przedstawicielami innych firm. Zadbać warto zatem o wygodne miejsce do siedzenia i stolik, ale też o właściwie przygotowane katalogi, ulotki czy wizytówki.
Jeśli natomiast chcemy brać udział w targach B2C, a celem jest np. promocja nowego produktu, ważna będzie jego ekspozycja, przygotowanie próbek czy miejsca sprzedaży bezpośredniej. Tu skupimy się bardziej na przyciąganiu klienta docelowego, zainteresowaniu go produktem, przedstawieniu próbek i zachęceniu do zakupu.
Wyróżnij się z tłumu i zadbaj o widoczność
Przygotowując się do targów, warto przez chwilę postawić się nie w roli wystawcy, a odbiorcy. Na co zwracamy uwagę jako klienci? Czego szukamy i co przykuwa naszą uwagę, a przede wszystkim — co sprawia, że podchodzimy do jednego stoiska, a drugie omijamy, nawet go nie zauważając?
Taka analiza szybko pokazuje, że jednym z absolutnie kluczowych elementów jest wygląd stoiska. Uwagę zwracamy na to, co się wyróżnia — kolorem, wielkością, oświetleniem, układem itp.
Elementami najskuteczniej przykuwającymi wzrok są światło i ruch. Warto zatem korzystać z wszelkiego rodzaju akcesoriów ruchomych. Na zewnątrz, ale też w wielu pomieszczeniach, doskonale sprawdzają się windery i beach flagi z odpowiednimi, firmowymi nadrukami. To elementy wysokie, mogące wyrastać ponad inne stoiska, a do tego poruszające się na wietrze. Zasadniczo zwiększają więc widoczność i przykuwają wzrok nawet z daleka.
Stoiska można też ozdobić i oznaczyć wielkoformatowymi banerami flagowymi lub banerami PVC (w halach targowych często zawiesza się je wysoko nad stoiskiem — tak, że są widoczne w zasadzie z każdego punktu hali targowej).
Co istotne, zastosowane wyposażenie, dekoracje, dodatki i gadżety muszą być wykonane z najwyższą starannością. Trzeba bowiem pamiętać, że osoby, które nie znają naszej firmy, będą oceniać ją na podstawie dostępnych informacji — w tym po wyglądzie. Każda bylejakość stoiska będzie więc utożsamiana z bylejakością samej firmy.
Przygotuj gadżety firmowe dla gości
Na dobrym stoisku targowym nie może zabraknąć gadżetów firmowych dla klientów lub potencjalnych partnerów biznesowych. Nawet najlepiej zaprojektowana ulotka zginie w stosie innych pozyskanych na tych samych targach, ale funkcjonalny i estetyczny gadżet może stale przypominać o firmie i nawiązanej relacji.
Uczestników targów warto zatem obdarować choćby niewielkim drobiazgiem. Najlepiej sprawdzą się gadżety reklamowe o charakterze funkcjonalnym, a nie wyłącznie dekoracyjnym. Dobrym pomysłem są zatem breloki z logo czy smycze drukowane.
Jeśli jednak szukamy czegoś większego i bardziej spektakularnego, postawić można na bidony z nadrukiem, bandany, a nawet poduszki z nadrukiem czy ręczniki kąpielowe z logo i nazwą firmy.
Takie gadżety przydadzą się właściwie każdemu i przy każdym użyciu będą wzmacniały świadomość i wizerunek marki.
Zespół, czyli jak przygotować pracowników firmy na targi
Odpowiednie przygotowanie stoiska firmowego na targi to nie wszystko, o co trzeba zadbać jako wystawca. Kluczowy jest również wybór i przygotowanie zespołu.
To przygotowanie dotyczy zarówno kwestii merytorycznych, jak i wizerunkowych. Skoro stoisko jest ambasadą firmy, to członkowie zespołu są jej ambasadorami. Chcąc nie chcąc, klienci będą oceniać zarówno to, co zespół mówi, jak i to, jak wygląda. Ocena zespołu przełoży się natomiast na ocenę całej firmy.
Skompletuj zespół
O co zadbać jako wystawca, przygotowując zespół na targi? Przede wszystkim o jego skład — tak pod względem liczebności, jak i sprawowanych funkcji.
Nie ma tu jednego, zawsze słusznego przepisu — skład zespołu zależy bowiem w znacznej mierze od postawionych celów, ale też od wielkości stoiska, oczekiwanego ruchu, jak i samej oferty.
Niemniej uznaje się, że najlepiej, gdy na froncie mamy 1-2 osoby, które nawiązują pierwszy kontakt (zapraszają do stoiska, zachęcają do zapoznania się z ofertą itp.). Te osoby mają wprowadzić potencjalnego klienta lub partnera biznesowego dalej, gdzie kontakt przejmie handlowiec (powinien być co najmniej 1).
Istotnym członkiem zespołu (przede wszystkim przy nawiązywaniu relacji B2B) jest też osoba decyzyjna, która będzie miała prawo (i kompetencje) do podpisywania umów, negocjowania kontraktów i podejmowania decyzji finansowych.
Mamy zatem trzy zasadnicze funkcje, czy obszary działania, które powinny być zawsze “obstawione”. W zależności od konkretnych okoliczności można oczywiście zwiększyć liczbę handlowców, zatrudnić dodatkowe osoby do zapraszania gości (np. takie, które będą chodziły po całych targach i zapraszały do stoiska) itp.
Pamiętajmy też, że formuła stoiska determinuje skład zespołu. Nieco inne kompetencje powinien mieć handlowiec nawiązujący relacje B2B, a inne osoba prowadząca bezpośrednią sprzedaż przy ladzie.
Zadbaj o przygotowanie merytoryczne
Zespół powinien mieć nie tylko odpowiedni skład, ale też właściwe przygotowanie merytoryczne.
To szczególnie istotne, gdy zatrudniamy ludzi spoza firmy — np. hostessy. Przed targami powinniśmy zorganizować spotkanie, przekazać im materiały, a nawet przeprowadzić szkolenie dotyczące oferty, jak i samej firmy, jej wizerunku, celów, jakie stawiamy sobie na targach i sposobów ich realizacji.
Oczywiście osoba, która rozdaje ulotki, nie musi doskonale znać każdego szczegółu oferty — przygotowanie merytoryczne ma być dostosowane do roli i funkcji danego pracownika.
Osoby na froncie powinny przede wszystkim znać (i prezentować) wizerunek firmy, jej ogólną wizję czy misję. Dobrze, jeśli orientują się w podstawach oferty, ale spokojnie mogą odpuścić szczegóły.
Wszystkie, nawet najdrobniejsze detale dotyczące oferty powinni natomiast znać handlowcy. Oni też mają prezentować odpowiedni wizerunek i tożsamość marki, ale do nich idzie się już po twarde konkrety.
Absolutnie niedopuszczalne jest, by handlowiec nie znał oferty i nie potrafił odpowiedzieć na zasadnicze pytania. Musi doskonale orientować się nie tylko w tym, co aktualnie jest na stoisku targowym, ale w całym asortymencie firmy. Powinien znać skład produktów, techniki ich produkcji, orientować się w kwestiach dostawy i możliwości zakupu poza targami, cenach, dostępnych ilościach itp. itd.
Wykorzystaj odzież firmową, by się wyróżnić
Gdyby należało wskazać jedną, najważniejszą rzecz, o jaką należy zadbać jako wystawca na targach, byłby to wizerunek.
To właśnie wizerunek odgrywa kluczową rolę dla zwrócenia uwagi i przyciągnięcia uczestników wydarzenia do stoiska. To on pomaga nawiązać i utrzymać relacje i od niego zależy, kto i na jakich zasadach będzie chciał z nami współpracować.
Przygotowując firmę na targi, warto zatem pamiętać, że zespół ma być ucieleśnieniem wizerunku firmy. Pracownicy mają utożsamiać firmowe wartości, misję i wizję przedsiębiorstwa, ale także jej stronę wizualną. Tzw. identyfikacja wizualna marki powinna być zatem widoczna w budowie i wystroju stoiska, jak i w ubiorze i prezencji zespołu.
Prostym, a jednocześnie wyjątkowo skutecznym sposobem, by to osiągnąć, jest odzież firmowa dostępna na Faneo.net. Odpowiednio dobrane elementy ubioru — w firmowych barwach, z nadrukowanym logo, nazwą firmy, a nawet sloganem czy hasłami reklamowymi — doskonale sprawdzają się na targach.
Spersonalizowane koszulki z logo firmy Faneo.net pozwolą wyróżnić się Twoim pracownikom z tłumu i zapewnią spójność wizerunku na stoisku. Dzięki nim osoby zainteresowane łatwo namierzą Twoich pracowników, a pracownicy siebie nawzajem, co w targowym tłumie często bywa problemem.
Stosując odmienne nadruki, wzory lub kolory możesz wyróżnić pracowników frontu od handlowców czy osób decyzyjnych. Możesz też drukować na koszulkach imiona konkretnych pracowników, co sprzyja nawiązywaniu bliższych, bardziej familiarnych więzi z uczestnikami targów. Możliwości są nieograniczone i zależą wyłącznie od potrzeb, celów i wyobraźni klienta.
Artykuł zewnętrzny.
