Prowadzenie własnej firmy wiąże się z wykonywaniem wielu obowiązków. Jednym z nich jest fakturowanie. Automatyzacja tej czynności może korzystnie wpłynąć na zarządzanie firmą – oszczędzać Twój czas oraz minimalizować ryzyko pomyłek. Między innymi dzięki temu automatyzacja fakturowania staje się powoli standardem w nowoczesnych firmach, również tych małych. Jakie korzyści zapewnia? Sprawdź!
Czym jest automatyzacja w programach do faktur?
Automatyzacja fakturowania polega na stosowaniu specjalistycznego oprogramowania do realizowania niektórych lub wszystkich zadań związanych z wystawianiem i zarządzaniem fakturami. Dzięki nowoczesnym programom można automatycznie generować faktury cykliczne, wprowadzać dane kontrahentów do bazy czy wysyłać przypomnienia o płatnościach, a także integrować obszar faktur z systemami sprzedaży online. Automatyzacja usprawnia także proces raportowania oraz archiwizację dokumentów, zapewniając rzetelną kontrolę płynności finansowej firmy.
Kluczowe korzyści z automatyzacji w programach do faktur
Oszczędność czasu i redukcja błędów
Ręczne wystawianie oraz zarządzanie fakturami często zajmują dużo czasu. Automatyzacja redukuje ten czas, ponieważ przyspiesza np. wprowadzanie danych kontrahenta czy opisów produktów i usług. Z kolei automatyczna weryfikacja poprawności danych i minimalizują możliwość powstawania pomyłek.
Lepsza organizacji pracy i przejrzystość w fakturach
Programy do faktur, które automatyzują kluczowe operacje, ułatwiają organizację i przechowywanie dokumentów. Wszystkie faktury są dostępne w jednym miejscu, a użytkownik może je szybko filtrować według różnych kryteriów, m.in.: daty, kontrahenta czy statusu płatności. Pozwala to szybko poznać stan rozliczeń i podjąć odpowiednie działania. Dodatkowo przejrzyste raporty umożliwiają właścicielom firm podejmowanie bardziej świadomych decyzji biznesowych.
Redukcja kosztów
Automatyzacja zdejmuje z użytkownika konieczność realizacji wielu rutynowych czynności, które przeważnie wymagają dużego zaangażowania personelu. Dzięki temu pracownicy mogą koncentrować się na bardziej produktywnych zadaniach, takich jak marketing czy obsługa klienta. A firma może wydajniej wykorzystać swoje zasoby, co przekłada się na redukcję kosztów i wzrost konkurencyjności.
Bezpieczeństwo i pełna zgodność z przepisami
Programy do fakturowania są automatycznie aktualizowane. Dzięki temu zawsze działają zgodnie z najnowszymi przepisami podatkowymi, co usuwa ryzyko popełniania błędów. Dodatkowo dane są przechowywane w chmurze wyposażonej w odpowiednie zabezpieczenia. Zwiększa to poziom ich bezpieczeństwa i chroni przed utratą, np. w wyniku awarii.
Automatyzacja programów do faktur w praktyce – przykład Streamsoft Firmino
Programem, który dostarcza odpowiedniego poziomu automatyzacji w zakresie fakturowania jest Streamsoft Firmino. Narzędzie ma wielu funkcji ułatwiających zarządzanie fakturami w małych firmach.
- Wystawianie faktur cyklicznych: przydatne zwłaszcza w przedsiębiorstwach, które regularnie wystawiają faktury o stałych parametrach (np. miesięczne abonamenty). Streamsoft Firmino umożliwia automatyczne generowanie i wysyłkę takich faktur do odpowiednich kontrahentów. Daje to pewność, że wszystkie dokumenty są wystawiane na czas.
Autouzupełnianie danych kontrahentów: jedną z funkcji programu jest możliwość automatycznego pobierania danych kontrahenta z bazy GUS. Wystarczy podać numer NIP. Minimalizuje to ryzyko błędów.
- Moduł Windykacja – automatyczne przypomnienia o płatnościach: Streamsoft Firmino automatyzuje proces wysyłki przypomnień o zbliżających się terminach płatności oraz wezwań do zapłaty w przypadku zaległych wpłat. Ułatwia to kontrolowanie płatności.
- Integracja z BaseLinker – automatyczne wystawianie faktur do zamówień: integracja z platformą BaseLinker umożliwia automatyczne pobieranie zamówień z różnych kanałów sprzedaży (np. Allegro, Amazon) oraz szybkie wystawianie do nich faktur. Redukuje to czas potrzebny na obsługę zamówień i zapewnia dostęp do aktualnych danych dot. stanów magazynowych.
Efekt skali dzięki automatyzacji w programach faktur
Automatyzacja fakturowania nie tylko oszczędza czas, ale również umożliwia skalowanie działalności bez zwiększania nakładów na obsługę administracyjną. Małym firmom zapewnia to rozwój i wzrost obrotów bez zatrudniania dodatkowych pracowników do obsługi faktur. To możliwe, ponieważ zautomatyzowane procesy w Streamsoft Firmino odciążają pracowników od konieczności wykonywania czasochłonnych i rutynowych operacji, pozwalając im skupić się na bardziej kreatywnych i strategicznych zadaniach.
Dlaczego warto wybrać Streamsoft Firmino?
Streamsoft Firmino to intuicyjny program do faktur, który łączy w sobie prostotę obsługi z odpowiednim poziomem automatyzacji. Oto kilka kluczowych wyróżników:
- Łatwość obsługi – Intuicyjny interfejs i łatwość wprowadzania danych.
- Funkcje automatyzacji – Autouzupełnianie danych, cykliczne faktury, automatyczne przypomnienia o płatnościach, wezwania do zapłaty oraz integracje e-commerce.
- Elastyczność – Obsługa różnych typów faktur (Faktura VAT, marża, proforma, itp.), wielowalutowość i różne języki.
- mobilność – Możliwość zarządzania fakturami z poziomu aplikacji na smartfonie.
Chcesz dowiedzieć się więcej o korzyściach płynących z automatyzacji procesu fakturowania w swojej firmie? Wypróbuj Streamsoft Firmino za darmo – testuj program przez 30 dni i zyskaj więcej czasu na to, co naprawdę ważne.
Artykuł partnera.
